Sponsors

Bestuursreactie op Facebookdiscussie over vrijwilligersborg

18 november 2012 21:15


Op Facebook is een discussie gestart over de vrijwilligersborg. Het Bestuur geeft hierbij haar reactie daarop.

Inleiding

Door Marco Floor is op Facebook een discussie gestart over de vrijwilligersborg. In die discussie worden de volgende punten aan de orde gesteld:

1) Is de vrijwilligersborg wel nodig? Leidt deze tot extra vrijwilligers?

2) Wat gebeurt er met het geld dat overblijft?

3) Waarom eerst betalen en dan pas terug krijgen? Waarom voor vaste vrijwilligers geen directe verrekening?

4) Terugbetaling is traag.

Hieronder geeft het bestuur een reactie op deze punten.

 

1) Nut en noodzaak van de vrijwilligersborg

Alle leden van CJVV (spelende leden, niet-spelende leden, ouders van jeugdleden) dienen mee te helpen om de vereniging draaiende te houden. Deze verplichting om werkzaamheden te verrichten is opgenomen in het Huishoudelijk Reglement. De vraag is, hoe je er voor zorgt dat dit ook werkelijk gebeurt.

Voor spelende senioren-leden heeft de algemene ledenvergadering (het hoogste besluitvormende orgaan binnen CJVV) besloten dat als middel om het doel te bereiken dat iedereen werkzaamheden verricht voor de vereniging, de vrijwilligersborg wordt ingezet. Spelende senioren betalen een vrijwilligersborg van € 40 die ze terug kunnen verdienen door minimaal 8 uur per seizoen vrijwilligerswerk uit te voeren voor CJVV.

Het is lastig te bewijzen dat de vrijwilligersborg meer vrijwilligers oplevert. Je weet immers niet hoe de situatie in een bepaald seizoen zou zijn geweest zonder de borg. Maar uit reacties van leden heeft het bestuur de indruk dat het terug verdienen van de borg wel degelijk een reden is om vrijwilligerswerk op zich nemen. Sommige leden beperken zich tot het verplichte minimum aantal uren. Voor hen is het terugverdienen van de borg de directe (en mogelijk enige) motivatie. Anderen doen juist meer. Dat laatste ziet het bestuur natuurlijk het liefst.

Daar staat tegenover dat sommige leden expliciet aangeven dat ze met het betalen van de vrijwilligersborg het werk “afkopen”. Dat is nu juist niet de bedoeling.

Het bestuur volgt de ervaringen met vrijwilligersborg nauwlettend. Ook uit de reacties op de vorig seizoen gehouden enquête blijkt dat er verschillend over wordt gedacht, variërend van “prima instrument”, “noodzakelijk kwaad” tot “CJVV onwaardig”. Naar aanleiding van de enquête heeft het bestuur, zoals aangegeven in de bestuursreactie op de enquête, besloten er ook dit seizoen mee door te gaan. Aan het einde van het seizoen zal opnieuw een afweging worden gemaakt of en zo ja, hoe we hier volgend seizoen mee door gaan.

 

2) Wat gebeurt er met het geld?

Doel van de vrijwilligersborg is dat iedereen minimaal 8 uur vrijwilligerswerk doet. Het bestuur zou dan ook niets liever zien dan dat er aan het einde van het seizoen geen geld over is. Dat zou betekenen dat het doel is bereikt. Helaas is dat nog niet zo. Dit is het derde seizoen dat we met de vrijwilligersborg werken. Over de eerste twee seizoen is in totaal een bedrag van € 16.880 aan borg ontvangen. Daarvan is tot nu toe € 4.560 terug betaald aan de mensen die het minimaal verplichte aantal uren hebben gemaakt.

In de ledenvergadering is afgesproken dat het geld dat overblijft wordt gebruikt voor activiteiten voor vrijwilligers en voor zaken die het werk van vrijwilligers makkelijker maken. In de afgelopen twee seizoenen zijn uit de vrijwilligersborg de kosten van de vrijwilligersavond en van het kerstgeschenk voor vaste vrijwilligers (mensen die structureel meer werk verrichten dan het minimaal aantal vereiste uren) betaald en is er uit dit budget een schrob-/boenmachine aangeschaft om de schoonmaak te vergemakkelijken. In totaal gaat het om een bedrag van € 5.353 dat hieraan is besteed.

Op dit moment resteert over de twee voorgaande seizoen een bedrag van € 6.967. Omdat er nog steeds borg wordt terug gevraagd over vorig seizoen, zal dit bedrag nog wel iets afnemen. Dit bedrag is opgenomen op de balans als reservering voor tijdelijke uitbesteding van werkzaamheden aan externen indien er plotseling op cruciale plaatsen in de organisatie een vacature mocht ontstaan die we niet met vrijwilligers kunnen invullen.

 

3) Waarom moet er eerst borg betaald worden?

Er is gekozen voor een strikte scheiding van de geldstromen (eerst betalen als onderdeel van de contributie; daarna terug betalen) om het simpel te houden voor de vrijwilligers die de ledenadministratie, de financiële administratie en het inroosteren van de vrijwilligers doen. De contributiefacturen worden automatisch aangemaakt op basis van het soort lidmaatschap (spelend of niet-spelend; senior, junior of pupil). De vrijwilligersborg wordt automatisch opgeteld bij de contributie van de spelende senioren. Op voorhand daar de vaste vrijwilligers uitfilteren vergt een actueel organisatie-overzicht (dat er aan het begin van het seizoen meestal nog niet is, omdat dan nog niet alle functies zijn bezet) en een handmatige, bewerkelijke controleslag. Bovendien is niet gezegd dat de vaste vrijwilligers van vorig seizoen ook dit seizoen weer actief zullen zijn. Een werkwijze waarbij de borg eerst wordt betaald en daarna terug wordt gevraagd, biedt ook de mogelijkheid om bij het verzoek om teruggave bij de coördinator van een activiteit te verifiëren op het minimaal aantal uren is gemaakt.

Sommige vrijwilligers verrekenen zelf de borg met de contributie door de borg af te trekken van het te betalen bedrag. Hoe begrijpelijk dit ook mag lijken, het leidt tot administratieve chaos en tot veel extra werk en ergernis voor zowel het lid zelf als voor de penningmeester. Zoals gezegd worden de contributiefacturen automatisch verwerkt. Dat betekent dat in het systeem alleen wordt geregistreerd dat het betreffende lid te weinig contributie heeft betaald en niet waarom hij/zij dat heeft gedaan. En dat leidt automatisch weer tot aanmaningen en in het ergste geval een incassobureau. Dit kan worden voorkómen door niet zelf te verrekenen.

Als het vooraf betalen van de borg een probleem is voor de betrokkene, dan is het altijd mogelijk hierover met de penningmeester een specifieke afspraak te maken. Ook is het mogelijk, als het minimum aantal uren al aan het begin van het seizoen is gemaakt, al direct aan het begin van het seizoen de borg terug te vragen. Als begin van het seizoen wordt 1 augustus gehanteerd. De jaarlijkse klusdag in de zomer wordt gezien als de afsluiting van het voorgaande seizoen. Meedoen aan de klusdag is de laatste mogelijkheid in een seizoen voor mensen die het minimum aantal uren nog niet hebben gemaakt, om dat alsnog te doen.

 

4) Snelheid van terug betalen

Het is helaas waar dat met name in het eerste seizoen de administratieve processen nog niet goed genoeg waren ingericht om snelle terugbetaling te verzekeren. Ook de automatisering werkte niet naar behoren, zodat dikwijls elektronisch ingediende formuleren niet aankwamen. Bovendien was de terugbetaling toen beperkt tot twee momenten: aan het einde van het kalenderjaar en aan het einde van het seizoen.

Inmiddels zijn de processen ingericht en werkt het formulier waarmee de terugbetaling kan worden gevraagd naar behoren. De procedure is zo dat iemand die het minimum aantal uren heeft gemaakt, direct het teruggaveformulier op de website (te vinden onder clubinformatie/vrijwilligers) kan invullen. Hij/zij geeft daarbij aan welke werkzaamheden zijn verricht. Dit formulier komt binnen bij het bestuurslid vrijwilligerszaken Simone Kennedy. Die verifieert bij de coördinator van de betreffende activiteit of de uren inderdaad door de aanvrager zijn gemaakt. Zo ja, dan krijgt de penningmeester Evert Nawijn een signaal dat hij de borg kan terug betalen. In principe moet iemand die een aanvraag indient binnen vier weken het geld op zijn/haar rekening hebben. Duurt het langer dan kan je aan de bel trekken bij Simone Kennedy (kennedydoornbos@gmail.com).

Sommige mensen geven in de Facebookdiscussie aan dat ze nog altijd “op hun geld wachten”. Het kan zijn dat ze behoren bij degenen waarvan in de afgelopen seizoenen de formulieren door de technische problemen zijn kwijt geraakt. Het kan ook zijn dat ze nog geen verzoek om teruggave hebben gedaan, omdat ze in de veronderstelling verkeerden dat de borg op initiatief van CJVV terug gestort zou worden. Wat de oorzaak ook is. Ieder die meent nog recht te hebben op teruggave over vorige seizoenen kan alsnog/opnieuw het teruggaveformulier invullen (wel duidelijk aangeven om welk seizoen het gaat).

 

Vrijwilligers die niet-spelend lid “gemaakt” zijn

In de Facebookdiscussie kwam ook aan de orde dat sommige vrijwilligers lid zijn “gemaakt” omdat hun functie dat vereist en dat ze vervolgens als “dank” voor hun vrijwilligerswerk een contributiefactuur ontvangen. Deze klacht is terecht.

Het bestuur is blij met iedereen die als vrijwilliger bij CJVV aan de slag gaat. Natuurlijk vinden we het fijn als zo iemand dan ook niet-spelend lid wordt om zo de betrokkenheid met CJVV te onderstrepen. Als iemand daarvoor kiest, dan betekent het dat voor hem/haar alle rechten en plichten (waaronder betaling van contributie) gaan gelden. Maar het is geen verplichting voor vrijwilligers om lid te worden van CJVV. Ook zonder lid te worden zijn ze meer dan welkom als vrijwilliger.

Helaas denkt de KNVB er niet zo over. Voor functies die direct met het begeleiden van een team (zoals trainer, leider en vaste grensrechter) te maken hebben en voor het fluiten van wedstrijden is het lidmaatschap vereist. Dit wordt afgedwongen doordat de namen en lidmaatschapnummers van scheidsrechters, trainers-coaches en grensrechters op het wedstrijdformulier ingevuld moeten worden. Bij de papieren formulieren was er niet of nauwelijks controle op de juistheid van deze gegevens. Bij het digitale wedstrijdformulier is dat anders. Daar vindt de controle automatisch plaats. Zonder geldig lidmaatschapsnummer dat correspondeert met de naam van de persoon, kan het formulier niet worden ingevuld. Voor de selectieteams is het digitale formulier al verplicht. Andere teams zullen in de komende tijd volgen. Dat betekent dat in de komende tijd een inspanning gedaan zal worden om mensen die één van de genoemde functies vervullen te vragen om lid van CJVV (en daarmee van de KNVB) te worden. Daarbij kunnen ze kiezen om óf niet-spelend lid te worden met alle rechten en plichten die bij deze vorm van lidmaatschap horen óf vrijwilliger-lid zonder contributieplicht.

Mensen die al niet-spelend lid zijn “gemaakt” omdat dit nodig was om op het digitale formulier vermeld te kunnen worden, zullen alsnog de bovengenoemde keuzemogelijkheid krijgen.

 

Het bestuur

Delen

voeg je eigen gadgets toe aan deze pagina!